Muitas empresas só descobrem que têm um problema fiscal no dia em que precisam da certidão de quitação. O concurso fecha na semana seguinte, o pedido é recusado e ninguém sabe ao certo o que está pendente. Neste artigo explicamos o que é a certidão, porque é pedida e como organizar a empresa para a ter quando é precisa.
O que é a certidão de quitação
A certidão de quitação é o documento emitido pela Autoridade Tributária que confirma que a empresa tem a situação fiscal regularizada: as declarações entregues e os impostos pagos, ou as dívidas em pagamento num plano autorizado.
Não é um documento que se tira uma vez. Tem um prazo de validade e reflecte a situação da empresa no momento em que é emitida. Uma declaração que fica por entregar depois pode impedir a certidão seguinte.
Quem a pede
- Entidades públicas que lançam concursos. A prova de situação fiscal regularizada faz parte dos documentos de qualificação. Sem ela, a proposta pode ser excluída, por melhor que seja.
- Entidades públicas que pagam a fornecedores. Pagamentos do Estado podem ficar parados até a empresa apresentar a certidão.
- Bancos e financiadores. Pedem-na para crédito, garantias e financiamentos.
- Clientes grandes. Muitos incluem-na no registo de fornecedores e voltam a pedi-la todos os anos.
Os concursos costumam pedir também a prova de situação regularizada junto do INSS. Vale a pena tratar as duas ao mesmo tempo.
Porque é que o pedido costuma falhar
Na maior parte dos casos, a causa não é uma grande dívida. É uma pendência pequena de que ninguém se lembrava:
- uma declaração periódica que ficou por entregar num mês com pouca actividade;
- uma coima por entrega fora do prazo que nunca foi paga;
- uma divergência entre o que a empresa declarou e o que consta na Autoridade Tributária;
- uma dívida antiga, de um período em que a contabilidade era feita por outra pessoa.
O problema agrava-se quando estas pendências só aparecem com o concurso já aberto: o prazo do concurso não espera pela regularização.
Como organizar a empresa para ter a certidão a tempo
1. Saber exactamente o que está pendente. O primeiro passo é um levantamento documental das obrigações fiscais: declarações em falta, dívidas e coimas, período a período. Sem esta lista, qualquer plano é um palpite.
2. Regularizar com a contabilista certificada. A análise fiscal, as declarações em falta e a relação com a Autoridade Tributária são trabalho da contabilista certificada. Quando a dívida não pode ser paga de uma vez, a lei prevê pedidos de pagamento em prestações, que exigem documentação própria.
3. Pedir a certidão e guardar uma cópia digital. Com a situação regularizada, o pedido é preparado e a certidão fica arquivada com a data de validade à vista.
4. Não voltar ao ponto de partida. Um calendário fiscal anual, com alertas antes de cada prazo, evita que uma nova falha bloqueie a próxima certidão. É mais barato controlar prazos todos os meses do que regularizar de novo.
O custo de esperar
Uma empresa que precisa da certidão daqui a dois meses ainda tem tempo para levantar as pendências e regularizá-las. Uma empresa que a pede na semana do concurso, muitas vezes, já não tem.
Se a sua empresa concorre a concursos públicos ou recebe pagamentos do Estado, o momento de confirmar a situação fiscal é antes de precisar da certidão.
Este artigo é informação geral e não substitui a análise fiscal do seu caso, que deve ser feita por uma contabilista certificada.