Há poucos anos, a palavra «compliance» aparecia sobretudo em multinacionais. Hoje chega a empresas moçambicanas de todas as dimensões, quase sempre pela mesma porta: um questionário de um banco, de um financiador ou de um cliente grande, com perguntas a que a empresa não sabe responder.
O que está a mudar
Bancos de desenvolvimento, fundos de investimento e empresas multinacionais respondem às suas próprias regras de integridade e, muitas vezes, às leis anticorrupção dos países onde têm sede. Algumas dessas leis podem alcançar negócios feitos fora desses países, incluindo os dos seus fornecedores e parceiros.
Por isso, antes de financiar ou de contratar, estas entidades querem saber se a empresa do outro lado tem regras e controlos. Não basta dizer que a empresa é séria: é preciso mostrar as regras, os controlos e os registos.
O que costumam perguntar
Os questionários variam, mas as perguntas repetem-se:
- A empresa tem um código de conduta escrito?
- Tem uma política anticorrupção, com regras sobre ofertas, brindes e pagamentos a funcionários públicos?
- Como trata os conflitos de interesse?
- Tem um canal para receber denúncias? Quem as analisa?
- Como verifica os fornecedores e parceiros antes de os contratar?
- A equipa recebeu formação? Há registo?
- Quem é responsável por compliance na empresa?
Responder «não» a várias destas perguntas pode atrasar um financiamento, tirar a empresa de uma lista de fornecedores ou obrigá-la a aceitar condições mais pesadas.
Não é só para os outros verem
Um programa de compliance também protege a própria empresa. As fraudes mais comuns não vêm de fora: um pedido de mudança de NIB que ninguém confirmou, um fornecedor que pertence a um familiar de quem aprova as compras, um pagamento adiantado a uma empresa que não existe.
Regras escritas, uma pessoa responsável e controlos simples, como confirmar por telefone qualquer mudança de dados bancários, reduzem o risco destas perdas.
As peças de um programa
Um programa de compliance não é um documento único. É um conjunto de peças que trabalham juntas:
- Mapa de riscos. Onde a empresa pode perder dinheiro ou reputação: compras, pagamentos, relação com entidades públicas, ofertas.
- Código de conduta e políticas. Anticorrupção, conflitos de interesse, ofertas e brindes, pagamentos e mudança de NIB.
- Canal de denúncia. Um meio seguro para a equipa e os parceiros reportarem problemas, com registo de cada caso.
- Verificação de terceiros. Saber quem são os donos reais dos fornecedores e parceiros antes de assinar.
- Formação. Da equipa e da direcção, com registo de presenças para poder provar que aconteceu.
- Revisão periódica. As regras só funcionam se forem revistas e aplicadas.
Por onde começar
Comece pelo mapa de riscos. Ele mostra que peças são urgentes para a sua empresa e evita políticas copiadas que ninguém aplica. Depois, organize as evidências: cada política aprovada, cada formação dada e cada fornecedor verificado deve ficar registado, pronto a mostrar quando o próximo questionário chegar.
Se quer saber em que ponto está a sua empresa, a autoavaliação de compliance gratuita dá-lhe uma primeira leitura em poucos minutos.
Este artigo é informação geral. Quando uma questão exige uma decisão jurídica, a referência é um advogado.